Ces trois sigles posent trois questions différentes. Choisir le mauvais fait perdre du temps, à vous comme aux fournisseurs.
RFI : que propose le marché ?
Utilisez une demande d'informations tôt, quand vous explorez un marché ou une nouvelle catégorie. Elle interroge les fournisseurs sur leurs capacités, références et approche. Elle ne demande pas de prix ferme.
RFQ : combien ça coûte ?
Utilisez une demande de prix quand vous savez exactement ce que vous voulez. Quantités, spécifications et conditions de livraison sont figées : le prix (et le délai) est la variable. Les devis se comparent ligne à ligne.
RFP : comment résoudriez-vous cela ?
Utilisez une demande de proposition quand vous avez un problème plutôt qu'une spécification. Les fournisseurs décrivent leur solution et leur prix. Vous notez ensuite les propositions selon des critères pondérés : adéquation, expérience, risque, coût.
Une règle rapide
- Vous ne connaissez pas le marché : RFI.
- Vous connaissez le produit et il vous faut un prix : RFQ.
- Vous connaissez le problème et il vous faut une solution : RFP.
- Vous voulez le prix le plus bas de fournisseurs qualifiés, en direct : enchère inversée.
Gardez les preuves
Quel que soit l'outil, consignez comment vous avez noté et pourquoi vous avez choisi le gagnant. Cette trace vous protège en cas de litige ou d'audit.