تعبّر هذه الاختصارات عن ثلاثة أسئلة مختلفة. واختيار الخاطئ منها يضيّع وقتك ووقت الموردين.
RFI: ماذا يوجد في السوق؟
استخدم طلب المعلومات مبكرًا، حين تستكشف سوقًا أو فئة جديدة. يسأل الموردين عن قدراتهم ومراجعهم ونهجهم، ولا يطلب سعرًا ملزمًا.
RFQ: كم سيكلف؟
استخدم طلب عرض السعر حين تعرف بالضبط ما تريد. الكميات والمواصفات وشروط التسليم ثابتة، فيكون السعر (ومدة التوريد) هو المتغير. وتسهل مقارنة العروض سطرًا بسطر.
RFP: كيف ستحل هذا؟
استخدم طلب المقترح حين تكون لديك مشكلة لا مواصفات. يصف الموردون حلهم وسعرهم، ثم تقيّم المقترحات بمعايير موزونة كالملاءمة والخبرة والمخاطر والتكلفة.
قاعدة سريعة
- لا تعرف السوق: RFI.
- تعرف المنتج وتحتاج سعرًا: RFQ.
- تعرف المشكلة وتحتاج حلًا: RFP.
- تريد أقل سعر من موردين مؤهلين، مباشرةً: مزاد عكسي.
احتفظ بالأدلة
أيًّا كان ما تستخدمه، سجّل كيف قيّمت ولماذا اخترت الفائز. هذا السجل هو ما يحميك في نزاع أو تدقيق.