Comparatif
Tableurs et e-mails, ou plateforme fournisseurs ?
La plupart des équipes commencent par des tableurs, et c'est très bien. Voici où cela cesse de fonctionner.
Une fiche par fournisseur
Plusieurs versions entre personnes et dossiers
Une fiche avec contacts, documents et historique
Collecter les documents
Relances par e-mail, classement à la main
Les fournisseurs déposent sur un portail ; versions et échéances suivies
Repérer les certificats qui expirent
Quelqu'un y pense, ou personne
Rappels au fournisseur et à votre équipe à 90, 60, 30 et 7 jours
Comparer des devis
Ressaisir des PDF dans un classeur
Offres structurées, comparaison côte à côte, critères notés
Validations
Fils d'e-mails difficiles à auditer
Circuit d'approbation avec responsables, échéances et journal
Performance des fournisseurs
Faite une fois par an, si elle l'est
Fiches construites à partir des données de livraison, qualité et prix
Piste d'audit
Reconstituée après coup
Historique au niveau du champ sur les données fournisseurs
Lien avec l'ERP
Ressaisie entre systèmes
API et imports pour commandes, réceptions et factures
Quand un tableur suffit
Un tableur partagé fonctionne bien tant que la base fournisseurs est petite et les enjeux faibles. Vous n'avez sans doute pas besoin d'une plateforme si :
- Vous gérez moins d'une vingtaine de fournisseurs
- Une seule personne pilote le processus de bout en bout
- Aucun certificat, audit ou catégorie réglementée n'est concerné
- Les consultations sont rares et informelles
La plupart des équipes changent quand le premier audit demande des preuves introuvables rapidement, ou quand un renouvellement manqué coûte de l'argent.
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